Pr. 1. februar 2005 kan alle offentlige institutioner - skoler, sygehuse, kommuner, ministerier osv. - kun modtage elektroniske regninger. Derfor skal alle private og offentlige virksomheder, der handler med det offentlige, sende regninger i elektronisk format.
I dag modtager offentlige institutioner omkring 18 millioner regninger på papir hvert år. Elektronisk fakturering er vedtaget for at spare penge i samfundet. Både det offentlige og private virksomheder kan spare store beløb på papir, print, porto og manuelt tastearbejde ved at håndtere fakturaer elektronisk.
Virksomheder, som kan sende elektroniske regninger til det offentlige, kan også sende elektroniske regninger til hinanden. Elektronisk fakturering er derfor med til at opbygge en digital infrastruktur, som vil gavne effektiviteten i hele samfundet - på samme måde som jernbaner og telefonkabler blev etableret tidligere.
En streg i sandet.
Med den 1. februar 2005 er der fastsat en ambitiøs dato for hurtigst muligt at få Danmark til at nærme sig målet, et effektivt digitalt samfund. Den 1. februar 2005 er derfor ikke en målstreg, men en startlinje. Effektivisering af de administrative byrder er en glidende proces, som ikke sker fra den ene dag til den anden.
En elektronisk regning.
En elektronisk regning er en regning, som kan aflæses direkte af det offentliges økonomisystemer. Det format, som alle offentlige myndigheder skal kunne modtage, hedder "OIOXML elektronisk regning". En elektronisk regning kan laves i andre formater, men det skal aftales mellem kunde og leverandør. Kravet om elektronisk fakturering dækker over alle former for regninger, f.eks. fakturaer og kreditnotaer.
Elektroniske regninger på tre måder.
Den private leverandør har tre muligheder for at lave elektroniske regninger, som kan modtages af det offentlige.
1. Elektronisk fakturasystem.
2. Fakturaportal.
3. Læs Ind-bureau.
Den fulde løsning er et elektronisk fakturasystem, hvor virksomheden vælger at integrere økonomi- og fakturasystem for at effektivisere faktureringsprocessen mest muligt. Fakturaportalen minder om en netbank, hvor man får et password til en særlig hjemmeside, hvorfra man kan indtaste og sende en elektronisk regning. Man kan også fortsætte med at lave papirregninger, hvis man sender dem til et Læs Indbureau, som omformer papirdokumentet til elektronisk form og videresender regningerne
til kunden. Læs Ind-bureauerne er oprettet for at hjælpe de små og mellemstore virksomheder. Derfor er det gratis for de fleste virksomheder, da staten betaler for servicen.
Teknikken bag.
VANS - det elektroniske postvæsen.
Elektronisk fakturering er bygget op omkring VANS-netværket (Value Added Network Services), som svarer til et elektronisk postvæsen. Det elektroniske postvæsen består bl.a. af VANS-udbyderne, der er firmaer, som modtager elektroniske regninger og sørger for at sende dem videre til de rette kunder ved brug af et EAN-nummer.
Fordelen ved at anvende VANS-netværket er, at alle der bruger netværket kun behøver at have et enkelt "kontaktpunkt", nemlig VANS-netværket, og at netværket har en relativt høj sikkerhed. VANS-netværket har i Danmark eksisteret i flere år, og en lang række myndigheder, især kommuner, er allerede tilsluttet netværket.
EAN-nummer - den elektroniske postadresse.
Alle offentlige myndigheder har et EAN-nummer. EAN-nummeret (egt. EAN-lokationsnummer) svarer til en elektronisk postadresse, som sikrer, at den elektroniske regning når frem til den rigtige kunde. VANS-udbyderne bruger i denne forbindelse EAN-nummeret til at route fakturaen fra leverandøren til den offentlige kunde. Ansatte ved offentlige institutioner skal derfor altid opgive EAN-nummeret, når de afgiver bestillinger. Og leverandøren skal altid skrive EAN-nummeret på regningen.
OIOXML - det fælles sprog.
Det format, som alle offentlige institutioner er forpligtet til at kunne aflæse pr. 1. februar 2005 hedder OIOXML. OIOXML (egt. "OIOXML elektronisk regning") er et elektronisk regningsformat, som er udviklet på baggrund af den internationale standard UBL (Universal Business Language). Offentlige institutioner og VANSudbyderne kan også modtage andre formater end OIOXML, men det skal aftales af parterne i de konkrete tilfælde, og OIOXML er det eneste format, som den offentlige institution er forpligtet til at modtage.
Nødvendige oplysninger.
Uanset valg af afsendelsesmåde skal følgende oplyses på fakturaer for at sikre, at de afleveres det korrekte sted:
- EAN lokationsnr. for Center Nørrebro: 5798009680938.
- Rekvisition-/ordrenummer (hvis et sådan benyttes af ordregiver).
- Personreference på modtageren i Center Nørrebro.
Mere information.
Få mere information på www.oes.dk/efak eller kontakt Økonomistyrelsen på elektroniskfakturering@oes.dk eller tlf.: 33 95 47 09 (info-linje om elektronisk fakturering). Private virksomheder kan få mere information på www.virk.dk/efak
